Bảo dưỡng thiết bị tự động hóa
5S là một trong các công cụ quản lý chất lượng tổng thể được Nhật Bản phát triển dành riêng cho các xí nghiệp nhằm mục tiêu thúc đẩy sự tiến bộ không ngừng của xí nghiệp trước các thách thức to lớn về kinh tế của thị trường.

Biến tần của Mitsubishi
Khái niệm chung về 5S
Giai đoạn đầu tiên của 5 S nhấn mạnh đến sự sạch sẽ và tổ chức ngăn nắp văn phòng và vị trí làm việc trong xí nghiệp.
Từ lúc nhận đơn đặt hàng đến lúc bàn giao sản phẩm mọi hoạt động của xí nghiệp đều có liên quan chặt chẽ với nhau. Đây là công việc chung của toàn xí nghiệp mà không chỉ là của các phân xưởng có liên quan.
Chất lượng của một xí nghiệp do khách hàng đánh giá thông quá hình ảnh bên ngoài, địa điểm giao tiếp, mạng lưới thương mại, uy tín xã hội, những ấn tượng đầu tiên qua quy mô và hình thức tổ chức của các phân xưởng.
5 S là những chữ đầu tiếng Nhật của 5 hoạt động có nghĩa gần đúng như sau:
Tiếng Nhật Tiếng Việt Ý nghĩa
Seiri Loại bỏ Loại bỏ những thứ vô ích
Seiton Sắp xếp Sắp xếp mọi thứ theo trật tự
Seiso Quét dọn sạch Môi trường làm việc phải luôn sạch sẽ
Seiketsu Ngăn nắp Giữ gìn nơi làm việc luôn ngăn nắp
Shitsuke Chặt chẽ Duy trì nội quy một cách chặt chẽ
Trình tự này dựa trên việc quản lý điều hành chặt chẽ, tránh được việc mất an toàn lao động bởi vì lẽ tự nhiên quy tắc luôn bao trùm trong mọi hoạt động của xí nghiệp. Mặt khác 5S thúc đẩy việc phát triển tự bảo dưỡng, các hoạt động nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong sản xuất và sự thay đổi môi trường. Mỗi công đoạn khác nhau của hệ thống sản xuất phải có phương pháp xử lí riêng, tác động lên trạng thái tâm lí và tinh thần của con người lao động ở mọi cấp.
Có thể xét kỹ ý nghĩa và biện pháp thực hiện của từng chữ S như sau:
Seiri: là nghệ thuật biết loại bỏ. Nói chung ta chưa biết loại bỏ những thứ vô ích, bằng chứng là vẫn giữ quanh mình những thứ không cần thiết. Trong ngữ cảnh của 5S cần phân biệt những thứ thiết yếu và những thứ không cần thiết làm cho môi trường làm việc trở nên sáng sủa hơn. Ta chỉ nên giữ lại những thứ thiết yếu cho công việc. Kết quả của hoạt động này phải thể hiện ở mọi vị trí công tác.
* Seiton: Xếp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng và nhanh chóng. Khi sử dụng các đồ vật ta nên để chúng gần tầm với, do vậy hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng, tài liệu sao cho không mất thời gian tìm kiếm. Cần phải tìm các biện pháp tránh sự thay đổi vị trí làm việc. Trong các phân xưởng gồm nhiều vị trí làm việc sẽ phải tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu, đồ dùng, vì thế phải tổ chức và sắp xếp trong vòng 30 giây có thể tìm thấy mọi thứ cần tìm.
Sắp xếp ngăn nắp nghĩa là biết dụng cụ nào, tư liệu nào cần thiết cho công việc. Điều quan trọng là cần tạo nên các hệ thống lưu trữ có hiệu quả mà không bỏ qua điều kiện an toàn và chất lượng. Như vậy cần phải bố trí, sắp đặt từng vật theo chức năng sử dụng. Cuối cùng việc sắp xếp chỉ có kết quả khi mọi người cùng quan tâm và đóng góp tìm r a giải pháp hiệu quả nhất. Một khi mọi thứ đã đặt đúng vị trí theo yêu cầu sản xuất, theo chất lượng và sự an toàn, đơn vị làm việc sẽ thực hiện đúng chức năng của mình.
* Seiso: Môi trường làm việc phải luôn sạch sẽ. Một khi mọi thứ đã xếp đặt theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ. Cần phải quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn mà phải lau sạch máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt động của chúng, biết chỗ nào khô dầu bôi trơn, chi tiết nào lỏng cần phải vặn chặt, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường. Mặt khác môi trường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của dây chuyền sản xuất.
Trong quân đội kỷ luật giữ gìn vũ khí sạch cũng theo tinh thần này bởi vì đó là điều kiện tiên quyết đảm bảo sẵn sàng chiến đấu. Các dây chuyền sản xuất hiện đại có mức độ tự động hóa cao luôn đòi hỏi môi trường sản xuất sạch, tránh mọi ảnh hưởng của ô nhiễm. Ngày nay sản xuất sạch đã có mặt trong các dây chuyền sản xuất.
* Seiketsu: Giữ gìn nơi làm việc luôn ngăn nắp. Khi ta đã loại bỏ những thứ vô ích, sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí làm việc cần phát triển công việc này thành thói quen thường xuyên. Để duy trì nề nếp cần có một số khẩu hiệu, biển bảng một cách sinh động để nhắc nhở mọi người. Hình thành thói quen cho cả tập thể là công việc rất khó khăn vì thế cần có biện pháp nhắc nhở thường xuyên.
* Shitsuke: Duy trì nội dung quy định một cách chặt chẽ. Mục tiêu là duy trì nội dung, quy chế một cách chặt chẽ để hệ thống 5S luôn được mọi người tôn trọng, tránh trở lại nề nếp cũ. Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện một cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm? Làm những việc gì? Thời gian cần tiến hành công việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng và cụ thể.
Theo bản năng con người hay bỏ qua những việc lặt vặt và quên một số việc nếu không được nhắc nhở. Trong sản xuất theo dây chuyền điều này không thể chấp nhận được vì chỉ một sai sót nhỏ của một công đoạn có thể dẫn tới hậu quả xấu làm mất uy tín đối với khách hàng, do đó đòi hỏi tính kỷ luật cao, sự chặt chẽ trong công việc. Điều này đòi hỏi người phụ trách phải luôn để mắt tới mọi công việc và nhắc nhở mọi người. Tinh thần hợp tác và ý thức tập thể phải được phát huy.
Thực hiện 5S như thế nào?
Trước khi bắt đầu:
*Lập kế hoạch hành động thống nhất từ ban điều hành đến từng người lao động.
*Dự kiến các phương tiện vật chất và nhân lực cần thiết.
*Dự kiến kế hoạch bảo dưỡng.
*Chụp ảnh trạng thái hiện tại của nơi làm việc và thông báo lên bảng cho mọi người rõ.

Trong quá trình thực hiện:
*Phân tích từng trường hợp: Các chi tiết phế phẩm, các tài liệu còn thiếu…
*Phát hiện các vị trí dễ mất an toàn (dễ ngã, dễ va chạm…)

Sắp xếp như thế nào:
Trước khi bắt đầu:
*Kiểm kê các thứ cần sắp xếp.
*Tìm hiểu tần suất sử dụng của các vật.
*Xem xét vị trí để các vật.
*Dự kiến bố trí mới cho các vật, chú ý các đồ vật dễ vỡ.
*Chọn cách sắp xếp.
*Dự kiến việc lau dọn địa điểm sắp xếp.

Trong khi tiến hành sắp xếp:
*Bố trí vị trí làm việc các công cụ, tài liệu thường xuyên sử dụng gần tầm tay.
*Đánh dấu vị trí lưu trữ: Sử dụng nhãn, màu sắc, kí hiệu rõ ràng.
*Nhận dạng và hạn chế các vùng có người qua lại, vùng nguy hiểm.

Lau dọn như thế nào?
*Đánh giá tình trạng vệ sinh nơi làm việc.
*Nhận dạng các yếu tố và nguyên nhân mất vệ sinh. Dự kiến nơi cần được quan tâm nhiều nhất.
*Sử dụng việc lau dọn để phát hiện các yếu tố bất thường như thieúe dầu mỡ, lỏng vít, đánh gỉ…
*Dự kiến công cụ và vật tư cần thiết. Thùng rác và chổi lau phải ở vị trí thích hợp dễ nhìn.
*Mọi người phải tích cực tham gia và đánh tối thiểu mỗi ngày 3 phút cho công việc dọn dẹp tại vị trí làm việc, tuy nhiên cần phân công trách nhiệm cụ thể của từng người lao động.
*Dự kiến kế hoạch tổng vệ sinh.
*Xác định các địa điểm kiểu mẫu để mọi người tham quan học tập.

Các lĩnh vực có liên quan đến 5 S
Mọi lĩnh vực hoạt động trong xí nghiệp từ bộ phận quản lý hành chính, phòng thiết kế, kỹ thuật đến các phân xưởng sản xuất phải có trách nhiệm tham gia vào hoạt động 5S.
Có thể tóm tắt các hoạt động này trong bảng sau đây:
Vị trí làm việc:
*Loại bỏ: Không có vật vô ích, vật hư hỏng.
*Sắp xếp: Sắp xếp các đồ dùng, tài liệu theo tần suất sử dụng, dễ tìm.
*Lau dọn: Lau dọn sạch sẽ, thường xuyên kiểm tra và giám sát.
*Ngăn nắp: Sắp xếp các vật một cách ngăn nắp và an toàn. Loại trừ các nguyên nhân gây mất vệ sinh, tôn trọng lịch trình vệ sinh.
*Chặt chẽ: Xác định các quy trình, dây chuyền công nghệ dễ theo dõi, dễ kiểm tra phát hiện.

Phân xưởng:
*Loại bỏ: Các bộ phận thừa không phục vụ cho sản xuất.
*Sắp xếp: Dây chuyền theo công nghệ đòi hỏi
*Lau dọn: Các phần chung, toa lét, hành lang.
*Ngăn nắp: Sắp xếp các vật một cách ngăn nắp vệ sinh, tôn trọng lịch trình vệ sinh
*Chặc chẽ: Thông báo kế hoạch hành động, giá trị lưu giữ, quy tắc đi lại, an toàn và thoát hiểm

Xí nghiệp
*Loại bỏ: Không bày bừa ra sân chung
*Sắp xếp: Đường đi, hành lang thông thoáng, biển chỉ dẫn rõ ràng.

Các giai đoạn Người thực hiện
1) Tạo nên một nhóm mẫu điển hình Ban lãnh đạo và nhóm mẫu điển hình
2) Trong nhóm điển hình đưa ra kế hoạch hành động Ban lãnh đạo, Phụ trách chất lượng, nhóm điển hình
3) Lựa chọn các thiết bị, khu vực làm việc điển hình (phân xưởng, văn phòng…) theo tiêu chuẩn số lượng sự cố và phân công cho nhóm điển hình Nhóm điển hình, Phụ trách bảo dưỡng
4) Xác định các công việc cần thực hiện theo 5S và phân công nhóm điển hình Nhóm điển hình; Phụ trách bảo dưỡng
5) Đưa nhóm điển hình thực hiện 5S vào hoạt động Nhóm điển hình; Phụ trách bảo dưỡng
6) Thực hiện: 5S
– Bố trí lại thiết bị và môi trường làm việc sau khi đã thảo luận với lãnh đạo và không quên tiêu chuẩn an toàn để tạo nên khu vực làm việc tiêu chuẩn
– Cử người làm việc theo mô hình mới Nhóm điển hình, phụ trách bảo dưỡng; bộ phận quản lí
7) Thông báo về tình trạng vệ sinh, năng suất lao động hàng ngày Nhóm điển hình, phụ trách bảo dưỡng; bộ phận quản lí
Thông tin các yếu tố mới do 5S mang lại Nhóm điển hình, phụ trách bảo dưỡng; bộ phận quản lí
9) Kiểm toán, thông báo kết quả tổng hợp Nhóm điển hình, phụ trách bảo dưỡng; bộ phận quản lí
10) Cấp dấu “5S”. Nhân rộng điển hình Ban lãnh đạo
*Lau dọn: Cửa kính, lối đi, toa lét sạch.
*Ngăn nắp: Loại trừ nguyên nhân mất vệ sinh, tổ chức thu gom rác quy củ.
*Chặt chẽ: Thông báo kế hoạch “5S”, giờ giấc cho mọi người.

Văn phòng
*Loại bỏ: Không có tài liệu vô ích.
*Sắp xếp: Sắp xếp tài liệu, hồ sơ ngăn nắp dễ tìm.
*Lau dọn: Không có bụi bẩn, môi trường ấm áp dễ chịu
*Ngăn nắp: Loại bỏ nguyên nhân gây rác, bụi bẩn
*Chặt chẽ: Tôn trọng các quy chế thủ tục

Phòng họp:
*Loại bỏ: Không có đồ vật vô ích
*Sắp xếp: Bàn ghế được sắp xếp ngăn nắp.
*Lau dọn: Không có vế bẩn trên tường, trên sàn, trên bàn ghế.
*Ngăn nắp: Bố trí nội thất ngăn nắp.
*Chặt chẽ: Bảng biểu, kế hoạch hành động và tranh thủ thích hợp, nhắc nhở an toàn.

Xác định chính sách 5S
Sau khi đã xác định các nguyên tắc 5S cần xác định các mục tiêu và thời gian thực hiện cho các nhóm. Trong một số lĩnh vực mỗi vị trí lao động đặt ra những vẫn đề riêng cần giải quyết. Kết quả của quá trình này phụ thuộc vào các yếu tố và cấu trúc cần thiết dành cho 5S. Điều quan trọng là các thành viên phải sẵn sàng áp dụng 5S cho vị trí làm việc của mình. Xác định kế hoạch hành động trong thời gian tương đối dài (1,2 năm ) và theo dõi thường xuyên lịch trình. Cần bố trí các ngăn tủ chuyên dụng cho hồ sơ tài liệu. Cần dự kiến một số cuộc họp để báo cáo tổng kết rút kinh nghiệm. Cần xác định các chỉ tiêu đánh giá theo dõi sự tiến bộ của 5S, kết quả được thể hiện bằng bảng, tranh minh họa.
Ví dụ các giai đoạn thực hiện 5S
Kết luận: Việc thực hiện 5S cho các xí nghiệp theo phương pháp và được quản lý chặt chẽ sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, chất lượng, an toàn sản xuất và hiệu quả tổng hợp của xí nghiệp. Đây là kinh nghiệm quản lý của Nhật Bản mà các xí nghiệp Việt Nam nên áp dụng.